CUADRO DE CUENTAS DEL PGC. IV PARTE PGC.

            El cuadro de cuentas del PGC es donde están todas las cuentas, ordenadas por grupos. El cuadro de cuentas del PGC de PYMES y Microempresas, consta de 7 grupos.

Cada grupo consta de 1 dígito de tal manera que el grupo 1 es el 1, el grupo 2 es el 2 y así sucesivamente. También cada grupo tiene un nombre que veremos a continuación.

Cada grupo consta de subgrupos y estos subgrupos tienen dos dígitos, así de esta manera tendremos el subgrupo 12 que es el subgrupo 12 del grupo 1, el subgrupo 57, que es el subgrupo 57 del grupo 5...etc.

Cada subgrupo consta de cuentas, que tienen 3 dígitos y estas cuentas marcan el grupo y el subgrupo donde están encuadradas. Por ejemplo la cuenta (570), pertenece al grupo 5, subgrupo 57, cuenta (570) que en este caso se llama Caja, € y pertenece a la masa patrimonial de activo, ya que el dinero de la caja de la empresa es un bien líquido propiedad de la misma.

Además pueden existir subcuentas dentro de cada cuenta y aquí, dependiendo de la empresa podríamos incluso llegar a 12 dígitos, por ejemplo la subcuenta 4303001250, pertenece al grupo 4, subgrupo 43, cuenta (430) que es llamada Clientes y a partir de ahí empieza la numeración de la subcuenta. Podemos imaginar una tienda de ropa donde se vendan camisas, pantalones y faldas. La cuenta (430) nos va a indicar que es un cliente, los dígitos 300 nos indicaría que es un cliente que compra camisas, los dígitos 100 que compra pantalones y los dígitos 200 que compra faldas. Además podemos identificar al cliente con nombre y apellidos, en el caso del ejemplo el cliente 1250 podría ser Pérez Pérez Margarita Juana, de tal manera que tendríamos:

4302001250 Pérez Pérez Margarita Juana ----> Es una clienta (430) que compra faldas (200) y que se llama de esa manera (1250). Por lo tanto esa sería la subcuenta 4302001250.

Es muy importante señalar que no es obligatoria la denominación y numeración de las cuentas, aunque sea una guía o referente obligado; segundo, existen algunos vacíos creados a propósito, para que las empresas puedan cubrirlos definiendo nuevas cuentas si es necesario, utilizando para ello el Marco Conceptual y las reglas técnicas más afines deducidas de los principios y criterios establecidos, ya que resulta prácticamente imposible que el Plan, siendo de carácter general, pueda contemplar la casuística tan variada de cualquier actividad o negocio.

Los nombres de los grupos del cuadro de cuentas son los siguientes:

- Grupo 1: Financiación básica: Recoge los recursos propios y la financiación ajena a largo plazo destinados, en general, a financiar el activo fijo y una parte del circulante. Es decir contiene las cuentas de Neto y las de Pasivo a largo plazo.

- Grupo 2: Activo no corriente: Comprende los elementos destinados a servir de forma duradera a la actividad de la sociedad. Normalmente más de 1 año.

- Grupo 3: Existencias: Comprende las mercaderías, materias primas, productos en curso, semiterminados, terminados, residuos, subproductos y otros aprovisionamientos. Todo aquello que va a ser objeto de ser almacenado por la empresa.

- Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones comerciales: Comprende derechos de cobro y obligaciones de pago por operaciones de tráfico o principal y por otras operaciones.

- Grupo 5: Cuentas financieras: Comprende deudas y créditos por operaciones ajenas al tráfico de la empresa con vencimiento no superior a un año, así como la tesorería.

- Grupo 6: Compras y gastos: Comprende todas las compras y gastos de explotación, financieros y extraordinarios.

- Grupo 7: Ventas e ingresos: Comprende todas las ventas de bienes y prestación de servicios, así como los ingresos de carácter financiero y extraordinario.

A continuación voy a poner dos imágenes del cuadro de cuentas del PGC de Pymes.

Conceptos contables ( II ) Formato general

Para poner un concepto claramente y que después tenga utilidad informativa tenemos que referirnos a que situación ha hecho que hagamos el asiento y que puede suponer una alteración patrimonial.

Es decir, nos tendremos que referir a:

- Documento que genera el asiento ( factura, nómina, TC...)
- Número o fecha del documento
- A quien le hacemos o quien nos hace el documento
- Otras situaciones que se puedan dar no referidas anteriormente


1. Documento que general el asiento.

Los asientos se van a realizar a partir de los documentos que los generan, es decir, una factura, una nómina, un cheque, un extracto bancario... etc

Por lo tanto haremos referencia a ese documento, por lo general utilizando su abreviatura.

Ej. Fra 101 ( hace referencia a la factura número 101 )

2. Número o fecha del documento.

La mayor parte de los documentos tienen un número o una fecha, aunque hay otros que no lo tienen como por ejemplo los TC. En el caso de que el documento tenga un número, como por ejemplo una factura, añadiremos ese número para no sólo hacer referencia a que documento lo genera sino también entre los montones de papeles que tendremos, cuál es concretamente. Para ello ver el ejemplo anterior.
En ese ejemplo el documento que ha generado el asiento ha sido una factura, pero además de ser una factura ha sido la factura 101.

En los documentos que no tengan número pondremos la fecha.

La fecha no es tan importante cuando llevamos una contabilidad informatizada, ya que el ordenador se encargará de ponerla y nos saldrá a la izquierda del asiento normalmente.

3. A quien hacemos o quien nos hace el documento.

No es lo mismo que la factura la emitamos nosotros, es decir que nos la tengan que pagar, que la factura la emita un proveedor y se la tengamos que pagar, por lo tanto sobre todo en este último caso es muy importante poner de que proveedor, o acreedor se trata. En el caso de que se trate de una nómina pues también será muy importante poner a que trabajador le estamos pagando esa nómina. O por ejemplo si pagamos el móvil y la empresa tiene varios contratos que móvil es el que estamos pagando y que mes.

Ejemplo: Fra 435 López

Como vemos en este último ejemplo hemos puesto el documento que genera el asiento, el número de factura y quien nos hace o a quien le hacemos la factura.

Es normal también que las facturas tengan muchos números o números y letras, en ese caso pondremos sólo los tres últimos.

Bueno, lo más importante de todo esto es que los conceptos nos van a permitir detectar errores contables que pueden ser bastante frecuentes a la hora de contabilizar los diferentes documentos que hay en una empresa, sobre todo cuando estos documentos son muy variados y son muchos.

La manera normalmente de detectar todos estos errores es llevar un control de los mayores, como ya dije en otra entrada, el libro mayor tal y como está en el Código de Comercio, no es obligatorio, pero pobre del contable que no lleve uno.

Ejemplo de un mayor:

Como podemos observar de un vistazo, hay algo raro en este mayor, y es que hay una factura concretamente la 562 que pone Martinez, cuando el mayor es de Jose López, eso es debido sin duda a un error, que bien puede ser a la hora de escribir que hayamos cambiado Martínez por López, o bien que hemos contabilizado la factura en la cuenta que no corresponde. Sin el concepto hubiera sido imposible detectar este error que es bastante común.
Pueden detectarse otros errores como poner al debe lo es al haber y poner al haber lo que es del debe, y eso también se ve rápidamente en los mayores, como por ejemplo si vemos la cuenta 570 con saldo acreedor es que algo raro pasa.

Evidentemente los errores conceptuales solo se pueden subsanar estudiando contabilidad.

Buen provecho...

Conceptos contables ( I ) Utilidad, análisis y razonamiento general.

Normalmente para aprender contabilidad se suele utilizar lápiz y papel para llevarla a cabo, nos equivocamos borramos y nos volvemos a equivocar. Pero hay una cosa que poca gente o según mi experiencia nadie tiene en cuenta, y es especialmente interesante si queremos llevar una contabilidad que nos conduzca a medir correctamente el patrimonio empresarial. Esta "cosa" a la que me refería antes son los conceptos en los asientos contables, imprescindibles si queremos llevar una contabilidad ordenada e informatizada, ya que aunque se aprenda, tal y como apuntaba antes, en lápiz y papel es en un ordenador donde casi siempre se suele llevar a cabo los apuntes contables, y no podemos dejar de poner los conceptos en los asientos.

Normalmente cuando aprendemos los asientos sobre papel lo hacemos así: (sencillo ejemplo)


                                              1000 (570) Caja, euros

                                                                                 @     (572) Bancos   1000

Como todos sabemos esto significa que se ha sacado dinero de la cuenta corriente del banco y se ha ingresado en la caja de la empresa, 1000 euros.
Lo que este asiento no nos dice es de que banco se ha sacado el dinero, la empresa puede trabajar con varios bancos, ni tampoco dice nada de la cuenta corriente de la que ha sacado el dinero, ya que la empresa también puede tener varias cuentas corrientes en un mismo banco. Pero además el asiento tampoco nos da información acerca de porqué se ha sacado el dinero, es decir para que hemos sacado dinero del banco, para pagar una factura, una nómina, para comprar material de oficina... etc

A todo esto me refería antes, una vez que se ha aprendido la contabilidad sobre el papel hay que aprender a hacerla con un programa informático y ahí es donde es absolutamente necesario el desglose de las cuentas y los conceptos, para que tengamos toda la información posible sobre el asiento y posteriormente podamos consultar la contabilidad y nos de la información correcta sobre la situación financiera, el patrimonio empresarial y los resultados de la empresa.

En un programa informático normalmente vamos a tener algo como esto:

Como vemos por un lado tenemos las subcuentas ( en otra entrada hablaremos del desglose de estas ), por otro lado tenemos el concepto, que es lo que va a definir el asiento, y luego lo que ya conocemos, el debe y el haber, donde pondremos los importes correspondientes.

Definen el asiento: resumimos en unas pocas palabras, números y abreviaturas el soporte contable que ha originado ese asiento. Explicamos el asiento.

Resumiendo:

- Por medio del concepto definimos el asiento, resumimos en unas pocas palabras, números o abreviaturas el soporte contable que ha originado el asiento ( facturas, nóminas, recibos...), es decir explicamos el asiento.

- Con la introducción clara de conceptos podremos comprobar los mayores de una manera más fiable, más fácil y segura, y además podremos localizar fácilmente los errores en caso de existir estos.