Como contabilizar las facturas recibidas de los profesionales

Muchas veces la empresa contrata con profesionales externos a ella, para realizar determinados trabajos a la empresa que son esporádicos, es decir que no tienen una continuidad, o que aún teniéndola no están contratados laboralmente por esta. En el PGC hay una cuenta que es la (623) Servicios de profesionales independientes en la cual hay que contabilizar el gasto en el que la empresa incurre para pagar los servicios de estos profesionales ( abogados, arquitectos, notarios... etc  ).

Cuando estos profesionales nos entregan una factura por sus servicios nos van a facturar sus honorarios y además deben incluir el IVA, por supuesto, y una retención que nosotros le tenemos que hacer por sus servicios y que tendremos que ingresar en hacienda por medio del modelo 111 ( ojo, esto es una novedad antes era el modelo 110). Al ser un servicio lo que nos prestan debemos utilizar la cuenta (410) Acreedores por prestación de servicios, para reflejar el pasivo, es decir la obligación de pago que tenemos con estos profesionales, y además la parte que le retenemos y que tendremos que ingresar en hacienda, irá a una subcuenta (4751) H.P. acreedora por retenciones practicadas. Otra cuenta a utilizar será la (472) H.P. Iva soportado, por el iva que tenemos que pagar al profesional por sus servicios.

Vamos a poner cada una de las definiciones de estas cuentas tal y como el propio plan general de contabilidad las describe y a continuación  haremos los asientos contables necesarios para reflejar la contabilización de dicha factura.

(623) Importe que se satisface a los profesionales por los servicios prestados a la empresa. Comprende los honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, etc., así como las comisiones de agentes mediadores independientes.

(410) Deudas con suministradores de servicios que no tienen la condición estricta de proveedores.
Figurará en el pasivo corriente del balance.
4100 Acreedores por prestación de servicios (euros)
4104 Acreedores por prestación de servicios (moneda extranjera)
4109 Acreedores por prestación de servicios, facturas pendientes de recibir o de formalizar.

(472) IVA devengado con motivo de la adquisición de bienes y servicios y de otras operaciones comprendidas en el texto legal, que tenga carácter deducible.

(475) Tributos a favor de las Administraciones Públicas, pendientes de pago, tanto si la empresa es contribuyente como si es sustituto del mismo o retenedor.
4750 Hacienda pública acreedora por IVA
4751 Hacienda pública acreedora por retenciones practicadas
4752 Hacienda pública acreedora por impuesto de sociedades
4758 Hacienda pública acreedora por subvenciones a reintegrar


Ahora vamos a poner un ejemplo de una factura que recibimos de nuestro abogado de 5.000 €, más su correspondiente iva 21% y una retención del 21%, tal y como dice la norma

- Desde el 1 de septiembre de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2013 el 21 %.
- Desde el 1 de enero de 2014 el 19%.


Por lo tanto haremos lo siguiente:

             5.000            (623) Serv. de profesionales independientes
             1.050            (472) H.P. Iva soportado
                                                        a          (410) Acred. por prestación servicios           5.000
                                                        a          (4751) H.P. acreed. por retenciones practicadas  1.050


Posteriormente una vez pagada dicha factura haremos:


            5.000    (410) Acred. por prestación de servicios
                                                                                     a            (572) Bancos      5.000

Con este último asiento queda saldada la cuenta (410)

Y posteriormente cuando toque hacer el modelo 111 haremos:

                                1.050    (4751) H.P. acreed. por retenciones practicadas
                                                                                     a            (572) Bancos     1.050


Con este asiento queda saldada la cuenta (4751), al finalizar el año hay que enviar a estos profesionales un certificado de retenciones donde conste la retribución bruta, el líquido percibido y las cantidades retenidas.

espero que os haya ayudado.

Dejo un ejemplo de una factura, aunque lleva el iva y la retención antigua.

Tratamiento contable del material de oficina.

El plan general de contabilidad tiene una cuenta específica para contabilizar el material de oficina que la empresa va comprando para su gasto en la administración de la misma. Esta cuenta está en el grupo (3), subgrupo (32), cuenta (328) Material de oficina.

Ahora bien, en la contabilización del material de oficina podemos optar por dos posibilidades según inventariemos el material comprado o no hagamos inventario del mismo. Las dos posibilidades van a depender del principio de importancia relativa. Recordemos que el principio de importancia relativa es un principio contable ( Principios contables ), que establece que la aplicación de algunos principios contables puede omitirse si las partidas obtenidas tras una actividad económica no poseen una importancia significativa. En el caso del material de oficina si el importe de ese material es poco significativo, y va a ser consumido durante un ejercicio económico, podemos optar por la opción de no hacer inventario y llevarlo directamente a una cuenta de gastos.

Dos casos posibles:

a) No inventariamos el material de oficina por poco significativo el importe y porque va a consumirse durante el ejercicio económico.

En este caso tendremos que utilizar la cuenta de gastos (629) Otros servicios, que es una cuenta, que el plan general contable deja como cajón desastre, para varias partidas, y la contabilización de la factura del material de oficina sería como una simple compra.


                                            (629)     Otros servicios
                                            (472)     H.P. Iva soportado
                                                                                @    (410) Acreedores por prestación de servicios


b) Inventariamos el material de oficina por ser un importe importante y porque seguramente va a durar más de un ejercicio económico.


En este caso en el cual, hemos optado por llevar un inventario de las existencias de material de oficina, estaremos obligados a regularizar las existencias a final de año. Recordemos que todas las cuentas del subgrupo (60) tienen que inventariarse.



                                            (602)     Compra de otros aprovisionamientos
                                            (472)     H.P. Iva soportado
                                                                                @    (400) Proveedores


Al final de año:

1) Damos de baja las existencias iniciales: (Ei) 

                                           (612) Variación de existencias de otros aprovisionamientos
                                             
                                                                             @   (328) Material de oficina

2) Damos de alta las existencias finales (Ef) que tengamos almacenadas y que previamente habremos hecho un inventario de las mismas. Es muy importante saber que no hay otra manera de saber las existencias finales que mediante un inventario.


                                          (328) Material de oficina

                                                       @  (612) Variación de existencias de otros aprovisionamientos.

Como observamos finalmente, el material de oficina aparecerá por su valor en el activo de nuestro balance.

Contabilización del IVA

El IVA no es más que un impuesto indirecto que grava al consumidor final, es decir un impuesto que no tiene en cuenta la capacidad económica del sujeto pasivo. El efecto que tiene sobre los empresarios es neutro, ya que se va traspasando a lo largo de la cadena de valor de los productos y servicios que finalmente son ofrecidos al cliente particular que es quien finalmente soporta dicho gravamen.

La contabilización del IVA, así como la liquidación del mismo, es un asiento rutinario que se hace en las empresas a diario, normalmente con las compras y las ventas, siempre y cuando la operación esté sujeta al impuesto del valor añadido.
Para saber más de este impuesto así como de las peculariedades del mismo tenemos que ir a la ley que regula el impuesto, la Ley del impuesto del valor añadido (LIVA)

Contablemente para llevar a cabo operaciones con IVA en las empresas tenemos que tener en cuenta tres cosas antes de empezar:

a) El IVA es un impuesto que gestionan las empresas y digo gestionan porque sólo se dedican a cobrarlo y a pagarlo y luego ingresar la liquidación o compensar la misma, dicho de otra manera LAS EMPRESAS NO PAGAN IVA, es decir para la empresa no es un gasto y no se contabiliza en cuentas del grupo (6), sino como veremos más adelante en cuentas del grupo (4)

b) Para contabilizar el IVA a día de hoy, tenemos que tener en cuenta el principio contable de devengo, del cual hablé en otra entrada y que ahora paso a recordar: "Los efectos de las transacciones o hechos económicos se registrarán cuando ocurran, imputándose al ejercicio al que las cuentas anuales se refieran, los gastos y los ingresos que afecten al mismo, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro"

Actualmente se aplica el principio de devengo como he dicho antes, pero a partir del 1 de enero de 2014, las PYMES que facturen menos de 1.000.000 €, podrán elegir entre el principio de devengo o el de caja, es decir, no pagar el iva hasta que no se cobre.

c) Tendremos que tener en cuenta si las operaciones que estamos realizando son dentro de el territorio español, son operaciones intracomunitarias o con paises terceros no pertenecientes al espacio económico europeo.

Artículo 3 LIVA

Territorialidad.

1. El ámbito espacial de aplicación del impuesto es el territorio español, determinado según las previsiones del apartado siguiente, incluyendo en él las islas adyacentes, el mar territorial hasta el límite de 12 millas náuticas, definido en el artículo 3 de la Ley 10/1977, de 4 de enero, y el espacio aéreo correspondiente a dicho ámbito.
2. A los efectos de esta Ley, se entenderá por:

1. Estado miembro, Territorio de un Estado miembro o interior del país, el ámbito de aplicación del Tratado constitutivo de la Comunidad Económica Europea definido en el mismo, para cada Estado miembro, con las siguientes exclusiones:
1. En la República Federal de Alemania, la isla de Helgoland y el territorio de Büusingen; en el Reino de España, Ceuta y Melilla y en la República Italiana, Livigno, Campione d'Italia y las aguas nacionales del lago de Lugano, en cuanto territorios no comprendidos en la Unión Aduanera.
2. En el Reino de España, Canarias; en la República Francesa, los Departamentos de ultramar y en la República Helénica, Monte Athos, en cuanto territorios excluidos de la armonización de los impuestos sobre el volumen de negocios.
2. Comunidad y territorio de la Comunidad, el conjunto de los territorios que constituyen el interior del país para cada Estado miembro, según el número anterior.
3. Territorio tercero y país tercero, cualquier territorio distinto de los definidos como interior del país en el número 1 anterior.

3. A efectos de este impuesto, las operaciones efectuadas con el Principado de Mónaco y con la isla de Man tendrán la misma consideración que las efectuadas, respectivamente, con Francia, y el Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte.

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En cuanto a las operaciones contables (sólo me voy a referir en esta entrada a las que se desarrollan dentro del territorio español), son muy sencillas y las voy a relatar con unos sencillos ejemplos:

a) Compra de Mercaderías

                                             1000   (600) Compra de Mercaderías
                                               210   (472) H.P. Iva soportado

                                                                           @                       (400) Proveedores    1.210

b) Venta de Mercaderías



                                      1.210     (430) Clientes 
                                             
                                                                           @           (700) Venta de Mercaderías     1.000
                                                                            @          (477) H.P. Iva repercutido         210



c) La liquidación del IVA sería de la siguiente manera:


1. Si el saldo de la cuenta (477), el iva repercutido, suma más que el saldo de la cuenta (472), el iva soportado, tenemos que hacer un ingreso en hacienda en el modelo correspondiente http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio_es_ES/_Configuracion_/_Acceda_directamente/_A_un_clic_/Modelos_y_formularios/Declaraciones/Impuesto_sobre_el_Valor_Anadido/Impuesto_sobre_el_Valor_Anadido.shtml

Ejemplo: El mayor de la cuenta (477) tiene un saldo acreedor de 1.200 euros, y el mayor de la cuenta (472) tiene un saldo deudor de 1.000 €. Eso significa que hemos cobrado de Iva 1.200 € y hemos pagado 1.000 €, luego con una simple cuenta le debemos 200 euros de Iva a Hacienda. 

                              1.200    (477) H.P. Iva repercutido

                                                                             @     (472)  H.P. Iva soportado   1.000
                                                                              @    (4750) H.P. acreedor por iva   200

Como vemos utilizamos un subcuenta de pasivo (4750) para registrar la deuda que mantenemos con la Hacienda Pública.
Las cuentas (472) y (477) quedan totalmente saldadas con esta operación.

2. Si el saldo de la cuenta (472), el iva soportado, suma más que el saldo de la cuenta (477), el iva repercutido, hacienda nos deberá dinero que normalmente compensaremos con periodos posteriores http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio_es_ES/_Configuracion_/_Acceda_directamente/_A_un_clic_/Modelos_y_formularios/Declaraciones/Impuesto_sobre_el_Valor_Anadido/Impuesto_sobre_el_Valor_Anadido.shtml

Ejemplo: El mayor de la cuenta (472) tiene un saldo deudor de 1.200 euros, y el mayor de la cuenta (477) tiene un saldo acreedor de 1.000 €. Eso significa que hemos pagado de Iva 1.200 € y hemos cobrado 1.000 €, luego hacienda nos debe 200 euros de Iva, que normalmente como he dicho antes, se deja a compensar con periodos posteriores. 

                              1.000    (477) H.P. Iva repercutido
                                 200    (4700)  H.P. deudora por Iva                  
                                                                             @     (472)  H.P. Iva soportado   1.200
                                                                            

Como vemos utilizamos un subcuenta de activo (4700) para registrar la deuda que mantiene con nosotros la Hacienda Pública.
Las cuentas (472) y (477) quedan totalmente saldadas con esta operación.




Modelo 303 del Iva

Recuperación del IVA y sociedades de facturas impagadas

Tal y como está actualmente la situación económica, es bastante usual que una empresa tenga facturas impagadas que no va a recuperar nunca su importe. La empresa ha tenido que adelantar un importe de IVA sin que vaya a deducírselo nunca.

En este caso sería injusto que la empresa perdiera no solamente el importe de la factura, sino también el importe del IVA que en su momento le adelantó a la agencia tributaria.

Antes de entrar en materia, tenemos que tener en cuenta la legislación que obliga a documentar las operaciones, esta legislación la tenemos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. 

La Ley 37/1992 (LIVA) establece que "el IVA se devengará, en las entregas de bienes, cuando tenga lugar su puesta a disposición del adquirente o, en su caso, cuando se efectúen conforme a la legislación que les sea aplicable y, en las prestaciones de servicios, cuando se presten, ejecuten o efectúen las operaciones gravadas."

Para poder recuperar el IVA repercutido de una factura impagada (modificar la base imponible), la ley establece que la base imponible podrá reducirse proporcionalmente cuando los créditos asociados a las cuotas repercutidas por las operaciones gravadas sean total o parcialmente incobrables.

Un crédito se considerará incobrable cuando:

1. Haya transcurrido un año desde el devengo del Impuesto repercutido sin que se haya obtenido el cobro total o parcial del crédito asociado al mismo. En el caso de operaciones a plazos o con precio aplazado, deberá haber transcurrido un año desde el vencimiento del plazo o plazos impagados para poder proceder a reducir la base imponible.
   En el caso de que el titular del derecho de crédito cuya base imponible pretendemos reducir sea un empresario o profesional cuyo volumen de operaciones no haya excedido durante el año natural inmediato anterior de 6.010.121,04 euros, el plazo mencionado anteriormente de 1 año será de 6 meses.
2. Esta circunstancia se encuentre reflejada en los Libros Registros exigidos para este Impuesto.
3. El destinatario de la operación actúe como empresario o profesional, o en otro caso, que la base imponible de aquella, IVA excluido, sea superior a 300 euros.
4. El sujeto pasivo debe haber solicitado su cobro mediante reclamación judicial al deudor o por medio de requerimiento notarial, incluso cuando se trate de créditos afianzados por Entes públicos. En este último caso (Entes públicos), la reclamación judicial o el requerimiento notarial se sustituirá por una certificación expedida por el órgano competente del Ente público deudor de acuerdo con el informe del Interventor o Tesorero de aquel en el que conste el reconocimiento de la obligación a cargo del mismo y su cuantía.

La modificación de la base imponible se realizará en el plazo de los 3 meses siguientes a la finalización del periodo de 1 año o de 6 meses, según el caso, establecido en el punto 1 anterior.

Una vez realizada la modificación de la base, ésta no se volverá a modificar al alza aunque el sujeto pasivo obtuviese el cobro total o parcial del crédito, salvo cuando el destinatario no actúe en la condición de empresario o profesional. Ahora bien, cuando el sujeto pasivo renuncie a la reclamación judicial o llegue a un acuerdo de cobro con el deudor una vez realizado el requerimiento notarial, deberá modificar nuevamente la base imponible al alza mediante la expedición, en el plazo de un mes a contar desde la renuncia o desde el acuerdo de cobro, respectivamente, de una factura rectificativa en la que se repercuta la cuota procedente.

La modificación de la base imponible, requerirá una comunicación a la Administración Tributaria. 

https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/procedimientos/GZ15.shtml

El plazo para la comunicación será el de 1 mes a contar desde la fecha de la expedición de la factura rectificativa.
En la comunicación se hará constar la modificación de la base imponible que se ha practicado y que dicha modificación no se refiere a ninguno de los supuestos en los que no procede la modificación de la base imponible.

Deberá acompañarse la siguiente documentación:

a) Copia de la factura rectificativa.

b) Copia del auto judicial de declaración de concurso del destinatario de las operaciones que se rectifican ó certificación del Registro Mercantil acreditativa del concurso.

En relación con los supuestos de modificación de la base imponible comprendidos en los apartados tres y cuatro anteriores, se aplicarán las siguientes reglas:

1ª No procederá la modificación de la base imponible en los casos siguientes:

a) Créditos que disfruten de garantía real, en la parte garantizada.

b) Créditos afianzados por entidades de crédito o sociedades de garantía recíproca o cubiertos por un contrato de seguro de crédito o de caución, en la parte afianzada o asegurada.

c) Créditos entre personas o entidades vinculadas definidas en el artículo 79, apartado cinco de esta Ley.

d) Créditos adeudados o afianzados por Entes públicos.

Lo dispuesto en esta letra d) no se aplicará a la reducción de la base imponible realizada de acuerdo con el apartado cuatro del artículo 80 de esta Ley para los créditos que se consideren total o parcialmente incobrables, sin perjuicio de la necesidad de cumplir con el requisito de acreditación documental del impago a que se refiere la condición 4ª de dicho precepto.

2ª Tampoco procederá la modificación de la base imponible cuando el destinatario de las operaciones no esté establecido en el territorio de aplicación del Impuesto, ni en Canarias, Ceuta o Melilla.

3ª En los supuestos de pago parcial anteriores a la citada modificación, se entenderá que el Impuesto sobre el Valor Añadido está incluido en las cantidades percibidas y en la misma proporción que la parte de contraprestación satisfecha.

4ª La rectificación de las deducciones del destinatario de las operaciones, que deberá practicarse según lo dispuesto en el artículo 114, apartado dos, número 2º, segundo párrafo de esta Ley, determinará el nacimiento del correspondiente crédito en favor de la Hacienda Pública.

Si el destinatario de las operaciones sujetas no hubiese tenido derecho a la deducción total del Impuesto, resultará también deudor frente a la Hacienda Pública por el importe de la cuota del impuesto no deducible.

 EJEMPLO DE FACTURA RECTIFICATIVA CON REQUISITOS EXIGIDOS.

Resumiendo:

- A la emisión de las facturas rectificativas siempre deberá mediar una reclamación previa de la factura impagada, ya sea judicial (procedimiento monitorio, ordinario o acto de conciliación ) o notarial. Sólo en caso de concurso del cliente será diferente, como explicamos más adelante.

-  Las facturas rectificativas sólo pueden emitirse transcurridos 6 meses desde la emisión de la factura, y en el plazo de los 3 meses siguientes (6+3).

- Una vez emitidas, desde fecha factura rectificativa tenemos 1 mes para comunicarlo a la AEAT, acreditando la reclamación en vía judicial.

-  Hay que enviarle la factura rectificada también al deudor.

-  En caso de concurso de nuestro cliente, sólo tendremos 1 mes (15 días en caso de concursos abreviados) desde la publicación del Auto de declaración de concurso en el BOE para emitir las facturas rectificativas y 1 mes más desde fecha factura rectificativa para comunicarlo a Hacienda. También aquí hay que enviarle la factura rectificada al deudor.

 

Si no reclamamos a tiempo la deuda por vía judicial, puede ser que se haya pasado el plazo de los 6 meses + 3 meses para emitir las facturas rectificativas.

  

 Requisitos de una factura rectificativa:

1)     La factura rectificativa tiene una numeración específica distinta a la que se emplea para la facturación diaria. (por ejemplo: R01, R02, etc.)

2)     La factura rectificativa debe ser idéntica a la factura original emitida, y distinta únicamente en aquellos elementos que varían. Se trata de no aplicar el IVA a la operación, es decir, cualquier detalle que contenga la factura original, deberá también figurar en la rectificativa.

3)     También es necesario que en alguna parte de la factura rectificativa figure, en alguna parte, la referencia de la factura que ésta rectifica. Por ejemplo: “Factura rectificativa que sustituye la factura nº XXX de fecha xx de xx de xxxx”.

4)     También debe incluirse en el cuerpo la siguiente coletilla: “Esta factura se emite en cumplimiento de los requisitos previstos en el Art. 80 tres de la Ley 37/1992 del IVA y el Art. 24 del R.D. 1624/1992 del Reglamento del IVA.”

5)     Respecto al libro del IVA, será necesario hacer constar la factura rectificativa.

Disminución del impuesto de sociedades por una factura impagada:

a) Dotaremos una provisión (deterioro de valor) por insolvencias de tráfico por el importe total de la factura impagada.

b) Si el fallido se convierte en firme habrá que hacer firme la correspondiente pérdida, dando de baja la provisión dotada y posteriormente llevando el total del crédito fallido a la cuenta (650) Pérdidas de créditos comerciales incobrables.

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 CARTA MODELO RECUPERACION IVA

A LA DELEGACIÓN DE LA AGENCIA ESTATAL DE LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA DE …………


Don/Dª ………………………………..., mayor de edad, con N.I.F…………….. , y domicilio fiscal en
…………………………. , C/Avda./Plaza …………………………………………………….… , número………. , piso…………… ,
Código Postal ………….., ante esa Administración comparece y, como mejor proceda en Derecho,


EXPONE:


PRIMERO.‐ Que el Art. 80 de la Ley del IVA señala en su apartado 4º que la base imponible del impuesto podrá reducirse proporcionalmente cuándo los créditos correspondientes a las cuotas repercutidas por operaciones gravadas sean total o parcialmente incobrables.

SEGUNDO.‐ Que, tal y como se acredita, el que suscribe realizó operaciones gravadas por el
impuesto cuyos créditos han resultado total/parcialmente incobrables, los cuáles cumplen con los requisitos exigidos por el Art. 80.4 de la Ley de IVA. Dichas cantidades fueron además ingresadas a la Hacienda Pública en el trimestre…….. del ejercicio ………..

Así, en todos ellos ha transcurrido un año/seis meses desde el devengo del impuesto sin que haya sido posible obtener el cobro total/parcial de dicho crédito, habiendo sido reflejada tal circunstancia en los libros registros exigidos para el IVA.

Que, en todos los casos, o bien el destinatario de la operación gravada actúa en su condición de empresario o profesional o, en su caso, la base imponible de la operación, IVA excluido, es superior a 300,00 euros.

Que, por último, se ha instado el cobro de los mencionados créditos por vía judicial/mediante
requerimiento notarial frente al/los deudor/es.

Se adjuntan los documentos que acreditan que se ha instado el cobro del crédito mediante reclamación judicial/requerimiento notarial al efecto.

TERCERO.‐ Que la modificación de la base imponible se realiza dentro del plazo de tres meses que establece el Apartado 4º del Art. 80 de la Ley del IVA, lo cuál se acredita mediante las oportunas facturas rectificativas, que se adjuntan al presente escrito, habiendo sido comunicadas a la Administración Tributaria en el plazo establecido de un mes.

Y en su virtud;

A ESA ADMINISTRACIÓN SOLICITA:

Que, teniendo por presentado en tiempo y forma este escrito y documentos que se acompañan, se sirva admitirlo teniendo por formulada solicitud de devolución de ingresos indebidos por la causa indicada, acordando su práctica por importe que resulte una vez aplicada a la cifra indebidamente ingresada, que se concreta en ............. euros, y todo ello de conformidad con lo dispuesto en los artículos 80 y 115 de la Ley y 24 del Reglamento del IVA, y con todo cuánto más proceda en Derecho.

En ……………….….., a…….. de……………………. de……………. .


Fdo: ……………………………………….

Como contabilizar una nómina.

En las empresas lo normal es que todos los meses se paguen las nóminas a los empleados de las mismas, normalmente con cargo a la cuenta corriente de la misma, o con cheque o en ocasiones con efectivo, aunque esta última opción es poco utilizada.

La contabilización de una nómina de un trabajador o trabajadores, es relativamente sencilla, siempre que se tengan claros una serie de conceptos previos.

- Las nóminas y los seguros sociales son un gasto para las empresas, luego haremos el cargo a cuentas del grupo "6"

- Las retenciones de los trabajadores por IRPF, así como los seguros sociales correspondientes al trabajador los tiene que ingresar la empresa en hacienda y en la tesorería general de la seguridad social, es decir, el trabajador cobra el líquido de la nómina y la empresa se encarga de sus impuestos. Los administradores son responsables subsidiarios cuando se acredite que no existe intención real de pagar.

Lo señalado en negrita arriba tiene bastante importancia, ya que en el plan antifraude reza así:

- La empresa paga los seguros sociales del trabajador como hemos dicho antes y los seguros sociales de la empresa, y lo hace en los documentos TC1 y TC2.

- El TC1 o formulario de pago del régimen general, se paga según hemos pagado a los trabajadores; se paga al mes siguiente, por ejemplo, la declaración de diciembre se paga dentro del mes de enero. Esto es muy importante a la hora de hacer el asiento contable, ya que muchos libros contables juntan en el mismo asiento la cuenta 640 y la 642, y como vemos, esto no es posible.

- El TC2 o resumen de cotizaciones pagadas a los trabajadores, puede presentarse en papel, o si está asociado al sistema RED, se envía por correo electrónico. No es un formulario de pago. Si se hace en papel, se debe entregar junto con el TC1 al banco, que nos sellará los dos. Si se hace por el RED, en el TC1 aparecerá una casilla con el número de autorización, fecha de concesión, y se indicará que no se adjunta TC2.

- Las retenciones del trabajador, como las de los profesionales que trabajen para la empresa entre otras, las liquidará la empresa en el mod. 111 (Ojo, novedad ¡¡¡, http://www.boe.es/boe/dias/2011/03/18/pdfs/BOE-A-2011-4948.pdf se unifican los modelos 110 y 111)

Tal y como comentaba antes, teniendo en cuenta estas consideraciones previas, el asiento contable no es nada complicado:

                               (640) Sueldos y salarios
                                         (importe bruto o devengado de la nómina) 
                                                                      a       (4751) Hacienda pública acreedora
                                                                                            por retenciones practicadas.
                                                                                             (retención IRPF en nómina)
                                                                                  (476) Organismos de la SS acreedores
                                                                                             (cuota obrera)
                                                                                    (465) Remuneraciones ptes de pago
                                                                                              (líquido a pagar al trabajador)


La cuenta 640 es una cuenta de gastos que irá a Resultado del ejercicio (129) y todas las demás cuentas, son cuentas que tienen la consideración de pasivo y que se irán saldando en sus respectivos mayores conforme se vayan haciendo efectivos los compromisos de pago.


Cuando se comprueba por medio de la conciliación bancaria que el pago ha sido efectivamente realizado procederá:


                             (465) Remuneraciones ptes pago
                                       (líquido a pagar al trabajador)
                                                                                   a     (572) Bancos, cc, euros
                                                                                                     (líquido a pagar al trabajador) 
 

Normalmente en la práctica contable habitual, se suele abrir una cuenta por trabajador y los asientos se hacen tantas veces como nóminas tengamos.

Cuando lleguen los TC, tanto el 1 como el 2  a la empresa corresponderá realizar:


                                       (642) SS a cargo de la empresa
                                                 (Total SS.s/TC.1 menos cuotas obreras de la 476)
                                                                                         a   (476) Organismos SS acreedores                                                                                               (cuota empresa)

Posteriormente el pago de la SS de la empresa más la SS del trabajador, dejará saldada en el libro mayor la cuenta (476).


                                      (476) Organimos SS acreedores
                                                ( Total de la seguridad social emp+trabajador) 
                                                                                          a    (572) Bancos, cc, euros.

Este es el caso más sencillo, en otra entrada abordaré la problemática de la contabilización cuando existe alguna IT.